Dentro de la compleja estructura jerárquica de las
empresas, el Director de Operaciones (COO – Chief Operating Officer) emerge
como una pieza fundamental, coordinando las operaciones internas de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
Como COO (Chief Operating Officer), una de sus
responsabilidades es supervisar las operaciones diarias. La gestión eficaz de
recursos es fundamental para el éxito de cualquier organización.
Los recursos utilizados en un proceso pueden incluir
recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de tiempo e
información, dependiendo de las necesidades y requisitos específicos del
proceso en cuestión. Algunos recursos
comunes que se pueden utilizar en un proceso incluyen:
Recursos Humanos: Esto incluye el personal necesario para
llevar a cabo las tareas del proceso, como empleados, contratistas o
consultores.
Recursos Financieros: Estos son los fondos necesarios
para financiar el proceso, que pueden incluir presupuestos asignados para pagar
salarios, comprar materiales o adquirir equipos, por ejemplo.
Recursos Tecnológicos: Esto abarca el hardware, software
y otros dispositivos tecnológicos necesarios para ejecutar el proceso de manera
eficiente, como computadoras, servidores, software de gestión de procesos
(BPMS), aplicaciones (ERP, CRM, SCM…), etc.
Recursos Materiales: Estos son los materiales físicos
necesarios para llevar a cabo el proceso, como materias primas, suministros de
oficina, equipos de producción, entre otros.
Recursos de Tiempo: Este recurso es esencial en cualquier
proceso, ya que implica el tiempo dedicado por el personal y otros recursos
para completar las actividades dentro del proceso.
Recursos de Información: Esto incluye datos, documentos y
cualquier otra información necesaria para llevar a cabo el proceso de manera
efectiva, como informes, análisis, registros, etc.
La Gestión por Procesos (BPM - Business Process
Management) es una disciplina de gestión empresarial que se centra en
identificar, diseñar, ejecutar, monitorear y mejorar continuamente los procesos
empresariales para lograr los objetivos organizacionales de manera efectiva
(eficaz y eficiente). La Gestión por
Procesos puede ayudar en cada una de las actividades en que un COO gestiona
eficientemente los recursos.
Optimización Integral: Estrategias del COO para la
Gestión Eficiente de Recursos
Evaluar las necesidades de recursos: El COO debe trabajar
en estrecha colaboración con todo el equipo directivo para comprender las
necesidades actuales y futuras de recursos a nivel departamental y transversal.
Esto implica evaluar las demandas del negocio en términos de capital humano,
financiero y tecnológico. BPM permite al COO analizar exhaustivamente los
procesos empresariales existentes para identificar áreas de mejora y
optimización de recursos asignados a los procesos transversalmente y con trazabilidad
completa. Mediante la modelización de procesos en BPMN (Business Process Model
& Notation), el COO puede comprender mejor cómo se están utilizando los
recursos en la organización visualizando las tablas RACI/RASCI y con análisis
cuantitativos/cualitativos de otros recursos no humanos, de manera que pueda tomar decisiones sobre
dónde se pueden hacer ajustes para maximizar su eficiencia.
Desarrollar un
plan de asignación de recursos: Basándose en la evaluación de necesidades a
corto, medio y largo plazo para el cumplimiento de objetivos estratégicos, el
COO debe elaborar un plan detallado para asignar los recursos disponibles de
manera óptima. Esto puede incluir la asignación de personal a proyectos
específicos, la asignación de presupuestos financieros para diferentes áreas de
la empresa y la inversión en tecnología que mejore la eficiencia operativa. Con
una comprensión clara de los procesos empresariales, el COO puede utilizar BPM
para diseñar un plan detallado de asignación de recursos. Esto implica
identificar los recursos óptimos y necesarios para cada proceso, simular la
implantación para entender el comportamiento que tendría la nueva asignación, y
una vez probada la optimización, asignar
los recursos de manera efectiva para
respaldar las operaciones y estrategias de la empresa.
Supervisar la
implementación: Una vez que se haya desarrollado el plan de asignación de
recursos, el COO debe supervisar su implementación para garantizar que se estén
utilizando los recursos de manera efectiva. Esto puede implicar la revisión
regular de informes financieros, la evaluación del desempeño del personal y el
seguimiento del progreso en proyectos clave. BPM proporciona herramientas para
monitorear y controlar la ejecución de los procesos empresariales en tiempo
real. El COO puede utilizar sistemas de gestión de procesos (BPMS / Process
Mining / Task Mining) para rastrear el progreso de las actividades, identificar
cuellos de botella y realizar ajustes en tiempo real para garantizar que los
recursos se estén utilizando de manera efectiva.
Realizar ajustes según sea necesario: A medida que
cambien las condiciones del mercado o las necesidades del negocio, el COO debe
estar preparado para realizar ajustes en la asignación de recursos. Esto puede
implicar la reasignación de personal, la reevaluación de presupuestos o la
adopción de nuevas tecnologías. La flexibilidad de BPM permite al COO realizar
ajustes en los procesos y en la asignación de recursos según sea necesario,
incluso “on the fly” (en plena ejecución del proceso en sistemas BPMS). Los
sistemas BPM facilitan la modificación de los flujos de trabajo y la
reasignación de recursos para adaptarse a cambios en las condiciones del
mercado o en las necesidades del negocio, de una manera más flexible, ágil y
rápida que la programación de aplicaciones empresariales, porque se modifica el
flujo del proceso y las asignaciones de recursos.
Fomentar la eficiencia y minimizar los costos: En última
instancia, el objetivo de la gestión de recursos es maximizar la eficiencia
operativa y minimizar los costos. El COO debe trabajar en estrecha colaboración
con otros directivos de la empresa para identificar oportunidades de mejora y
desarrollar estrategias para lograr estos objetivos. La disciplina de la
Gestión Por Procesos está diseñada para mejorar la eficiencia operativa al
eliminar redundancias, automatizar tareas y optimizar flujos de trabajo. Al
adoptar un enfoque basado en procesos, el COO puede identificar oportunidades
para reducir costos y mejorar la eficiencia en toda la organización, y definir
la hoja de ruta correcta para su implementación prioritaria conforme a los
tiempos de consecución de objetivos estratégicos y operativos.
CONCLUSIÓN
En resumen, la gestión eficaz de recursos es una
responsabilidad clave del COO, que requiere una evaluación cuidadosa de las
necesidades del negocio, la elaboración de planes detallados para asignar
recursos y la supervisión continua para garantizar su implementación efectiva.
La Gestión por Procesos es una herramienta poderosa para un COO en la gestión
eficaz de recursos, ya que proporciona un marco estructurado para analizar,
diseñar, implementar y mejorar continuamente los procesos empresariales para
maximizar la eficiencia y minimizar los costos, siempre con el foco prioritario
a la consecución de objetivos operativos que faciliten el cumplimiento de
objetivos estratégicos.
Pedro
Robledo BPM
BPM & Process Improvement Expert,
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